Wie Sie Ihren Vertrag digital unterschreiben

Im Zuge von Themen wie dem papierlosen Büro steigt die Relevanz von digitalen Prozessen. Dazu zählt auch Verträge digital zu unterschreiben. Warum ist die Unterschrift bei einem Vertrag so relevant? Verträge sind ein wichtiger Bestandteil des geschäftlichen Lebens und leiten die Geschäftsbeziehungen zwischen sowohl internen als auch externen Partnern. Sie bilden die Grundlage des Erfolgs oder Misserfolgs von Institutionen und Unternehmen. In jedem Bereich eines Unternehmens gelten Verträge und diese beeinflussen das Tagesgeschäft und das geschäftliche Handeln. Somit bilden Verträge eine relevante Größe in der Arbeitswelt. Durch die Digitalisierung und Internationalisierung steht das moderne Berufsleben vor immer neuen Herausforderungen, die sich immer schneller verändern und aktualisieren. Das sorgt auch für eine steigende Komplexität und Relevanz von Verträgen.

Wenn ein Vertrag digital unterschrieben wird, werden damit die jeweiligen Willenserklärungen beider beteiligter Parteien ausgedrückt. Der Vertrag sorgt also für die Feststellung, dass sich beide Vertragspartner auf etwas geeinigt haben. Die Unterschrift stellt dabei diese Willenserklärung dar und bestätigt gleichzeitig die Identität des Unterschreibenden. Dadurch kann im Fall von Unklarheiten oder einer Rechtsstreitigkeit über den Vertrag und die Unterschriften nachgewiesen werden, ob und wie die Vertragspartner Ihren Willen zu einem Sachverhalt ausgedrückt haben.

In unserem Hauptartikel zum Thema „Digital unterschreiben“ haben wir Ihnen bereits die Anforderungen und verschiedene Formen des digitalen Unterschreibens sowie rechtliche Rahmenbedingungen vorgestellt.

Hier wollen wir uns nochmal mit dem Fall beschäftigen, in dem ein Vertrag digital unterschrieben werden soll. Grundsätzlich können sich Geschäftspartner bei einer Angelegenheit, die nicht gesetzlich eine handschriftliche oder qualifizierte Form der Unterschrift erfordert, darauf einigen mit geringerer Sicherheit einen Vertrag digital zu unterschreiben. Wenn Sie sich für die Möglichkeit interessieren mit einfacher Sicherheit einen Vertrag digital zu unterschreiben, empfehlen wir Ihnen den Blogbeitrag „Dokumente digital unterschreiben“.

Wie kann ein Vertrag digital unterschrieben werden?

Vertrag digital unterschreiben mit Codeschlüssel und Zertifikat

Wenn ein Vertrag digital unterschrieben werden soll und dabei eine Software für digitale Unterschriften und Codeschlüssel für eine höhere Sicherheit eingesetzt werden, gibt es verschiedene Schritte, die dabei durchlaufen werden müssen.

Schritt 1: Bevor ein Vertrag digital unterschrieben wird, muss zunächst die entsprechende Datei bzw. der Vertrag vom Unterschreibende ausgewählt werden.

Schritt 2: Mithilfe der Software für digitale Unterschriften wird ein Prüfwert, ein sogenannter Hashwert, erzeugt.

Schritt 3: Die Software für digitale Unterschriften erzeugt aus dem Hashwert und dem geheimen Schlüssel der Unterschrift die digitale Unterschrift, wodurch der Vertrag digital unterschrieben wird.

Schritt 4: Als nächstes versendet der Unterschreibende den Vertrag und die digitale Unterschrift. Dabei gibt es verschiedene Möglichkeiten. Entweder wird beides getrennt voneinander verschickt oder gemeinsam in Form einer Containerdatei. Alternativ kann die Unterschrift in den Vertrag eingebettet sein wie bspw. in einer PDF-Datei.

Schritt 5: Daraufhin erhält der Empfänger den Vertrag und die Unterschrift in einer der oben beschriebenen Formen.

Schritt 6: Der Empfänger hat nun die Option die Unterschrift mithilfe der Software für digitale Unterschriften zu überprüfen. Dafür wird ein öffentlicher Prüfschlüssel verwendet, der zum geheimen Schlüssel der Unterschrift passt.

Schritt 7: Wenn der Vertrag nicht verändert wurde, ist die Prüfung positiv verlaufen und die Validität des Vertrags wurde sichergestellt.

Schritt 8: Wenn die Software für digitale Unterschriften mit Zertifikaten arbeitet, kann zusätzlich noch das Zertifikat überprüft werden. Je nach Software kann die Überprüfung über ein online verfügbares Verzeichnis für Zertifikate erfolgen. Dabei kann zusätzlich die Richtigkeit des Zertifikats zum Zeitpunkt der Erzeugung der Unterschrift kontrolliert werden.

Schritt 9: Falls die Unterschrift über die Software für digitale Unterschriften die Möglichkeit anbietet, kann ein Vergleich mit der gespeicherten Unterschrift des Unterschreibenden vorgenommen werden. Dafür muss die Unterschrift zuvor z. B. über ein Unterschriftentablett erfasst und dem Hashwert zugeordnet worden sein.

Welche Verträge dürfen digital unterschrieben werden?

Grundsätzlich gibt es einige Ausnahmen von Verträgen, die nicht digital unterschrieben werden können.

Typische Ausnahmen, die nicht digital unterschrieben werden können, sondern eine handschriftliche Unterschrift erfordern, sind:

  • Bürgschaften
  • Teilzeitwohnrechtsverträge
  • Kündigung von Arbeits- und Mietverträgen
  • Verbraucherkreditverträge
  • Schuldversprechen und Schuldanerkenntnis

Alle anderen Verträge können Sie digital unterschreiben. Häufige Arten von Verträgen, die digital unterschrieben werden, sind:

  • Kaufverträge
  • Rechnungen
  • Bestellungen
  • Aufträge
  • Stornierungen
  • Einzugsermächtigungen
  • Willenserklärung
  • Gerichtsdokumente
  • Geschäftsbriefe
  • Miet- und Leasingverträge

Welche Form einen Vertrag digital zu unterschreiben ist die richtige für mich?

Bevor Sie sich für eine Option entscheiden, um einen Vertrag digital zu unterschreiben, sollten Sie sich über verschiedene Gesichtspunkte Gedanken machen.

  • Welche gesetzlichen und rechtlichen Vorgaben gelten in Ihrem Fall?
  • Sind Sie zu einer handschriftlichen Unterschrift verpflichtet oder können Sie Ihren Vertrag digital unterschreiben?
  • Wenn es möglich ist, den Vertrag digital zu unterschreiben, sollten Sie sich informieren, ob eine bestimmte Sicherheitsstufe der digitalen Unterschrift gesetzlich zwingend notwendig ist.
  • Um welchen Sachverhalt geht es in Ihren Verträgen? Analysieren Sie die Sensibilität und Komplexität Ihrer Verträge, um die für Ihren individuellen Fall richtige Lösung zu finden.
  • Besprechen Sie sich mit Ihrem Vertragspartner, um sich eventuell auf eine Lösung mit einfacher Sicherheit zu einigen.
  • Berücksichtigen Sie Ihre bisherige IT-Infrastruktur und fassen Ihre Anforderungen zusammen und vergleichen diese mit den Funktionen, die Ihnen Anbieter für digitale Unterschriften bieten können.
  • Betrachten Sie auch insgesamt Ihre Prozesse und überlegen sich wie das digitale Unterschreiben möglicherweise über Schnittstellen in Ihre bestehenden Systeme eingebunden werden könnte.

Welche Anbieter von Vertrauensdiensten bieten die Option, Verträge digital zu unterschreiben?

In Deutschland gibt es nur wenige anerkannte und zertifizierte Anbieter von Vertrauensdiensten, die die höchste rechtliche Sicherheit bieten, um Verträge digital zu unterschreiben, wobei gleichzeitig die Unterschrift als Fernsignatur ohne zusätzliche Hilfsmittel wie Kartenlesegeräte angeboten wird. Dabei weisen Sie sich gegenüber einem der Anbieter von Vertrauensdiensten eindeutig aus, um Ihre Identität zweifelsfrei zu bestätigen. Wenn Sie sich nicht nur für eine hohe Sicherheit, sondern auch die Möglichkeit einer Fernsignatur interessieren, um Verträge digital zu unterschreiben, sollten Sie sich an einen dieser Anbieter wenden:

  • Bank-Verlag GmbH
  • Deutsche Post AG
  • D-TRUST GmbH (Bundesdruckerei)

Weitere zertifizierte Anbieter von Vertrauensdiensten, die jedoch keine Fernsignatur ohne zusätzliche Hilfsmittel wie Kartenlesegeräte bereitstellen, sind folgende:

  • Atos Information Technology GmbH
  • Bundesnotarkammer
  • Deutsche Telekom AG
  • DGN Deutsches Gesundheitsnetz Service GmbH
  • medisign GmbH

Wie kann die Ausweisfunktion verwendet werden, um einen Vertrag digital zu unterschreiben?

Der Personalausweis ist so gestaltet, dass er eine Online-Ausweis-Funktion über den Chip im Ausweis in allen europäischen Ländern bietet. Um sich mit dem Personalausweis auszuweisen, ist nur die AusweisApp2 und ein Computer oder Smartphone nötig. Es wird kein zusätzliches Lesegerät oder ähnliches benötigt. Die Übertragung der Daten vom Personalausweis wird mit der Eingabe Ihrer persönlichen PIN autorisiert und findet über die AusweisApp2 sicher statt. Dabei wird die Technologie NFC (Near Field Communication oder Nahfeldkommunikation) zur Übertragung angewendet. Das verwendete Gerät für die Auslesung muss somit für diese Funktion geeignet und in der Lage sein diese auszuführen. Über den Personalausweis kann so europaweit eindeutig die Identität festgestellt werden.

Bisher können Sie sich in Deutschland beispielsweise bei diesen Dienststellen über die Online-Ausweis-Funktion des Personalausweises identifizieren:

  • Arbeitsagentur
  • Finanzamt
  • Rentenversicherung

Möchten Sie noch mehr zum Thema digital unterschreiben erfahren?

Um Sie umfassend in das Thema der digitalen Unterschrift einzuführen, haben wir dem Gebiet eine kleine Reihe gewidmet. Wenn Sie sich noch näher über das Thema digital unterschreiben informieren möchten, sehen Sie sich gerne unsere beiden Blogartikel „Digital unterschreiben“ und „Dokumente digital unterschreiben“ an, die eine tiefere Auseinandersetzung mit dem digitalen Unterschreiben bieten.

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Hans-Jürgen Zinn

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