- Verena Russlies
- 14. Juni 2022
- 3 Minuten Lesezeit
Im Zuge der Digitalisierung wandelt sich auch die Arbeitswelt und ist mit neuen Anforderungen konfrontiert. Das Arbeiten soll möglichst flexibel und mobil sein, während gleichzeitig die Zusammenarbeit in Teams wichtiger wird. Um trotz unterschiedlicher Standorte produktiv zusammenarbeiten zu können, sind digitale Lösungen nicht mehr wegzudenken.
Täglich landen unzählige E-Mails im eigenen Postfach und die Zeit, sie zu bearbeiten, wird immer wertvoller. Eine große Herausforderung ist dabei den Überblick über die steigende Menge an Informationen und Dokumenten zu behalten, gleichzeitig alle Daten zu erfassen und den passenden Prozessen zuzuordnen.
Unabhängig davon in welchem Arbeitsfeld Sie unterwegs sind, werden Sie heutzutage mit verschiedenen Informationen und komplexen Vorgängen arbeiten. Dabei werden Ihnen automatisierte Vorgänge und Zuordnung zu den passenden Themenbereichen enormen Zeit- und Arbeitsaufwand ersparen und Ihnen somit den Arbeitstag erleichtern.
Das Thema Dokumentenmanagement ist fester Bestandteil nahezu jeder beruflichen Tätigkeit, doch wie kann eine digitale Lösung dabei helfen? Eine mögliche und vielversprechende Option ist die elektronische Akte.
Die elektronische Akte (auch: e-Akte oder eAkte) ist eine Zusammenstellung verschiedener thematisch zugehöriger Dokumente und Informationen. Ein Dokument stellt das kleinste Element innerhalb einer elektronischen Akte dar und kann einem Vorgang zugeordnet und bearbeitet werden. Dadurch bietet die elektronische Akte die Möglichkeit Informationen vorgangsbezogen zu bündeln, was die Qualität der Informationen erhöht. Insgesamt können dadurch Prozesse im Dokumentenmanagement optimiert und transparenter gemacht werden.
Die elektronische Akte liegt dabei nicht an einem physischen Ort, sondern wird an einem zentralen Ort digital gespeichert. Dadurch steht die elektronische Akte jedem Berechtigten jederzeit in der aktuellen Version zur Verfügung und kann gemeinsam bearbeitet werden.
Falls ein Kollege im Urlaub oder krank ist, können so andere Berechtigte an einem Dokument weiterarbeiten, ohne dass der Prozess ins Stocken gerät. Durch die Verteilung von Rollen und Berechtigungen bleibt dabei zeitgleich die Sicherheit der Dokumente und Informationen erhalten, da individuelle Rechte für das Sehen, Lesen, Bearbeiten oder Löschen von Dokumenten eingestellt werden können. Somit wird sowohl mobiles Arbeiten als auch die Kollaboration in Teams vereinfacht.
Die elektronische Akte bietet im Gegensatz zu den einzelnen Dokumenten einen themenbezogenen und ganzheitlichen Überblick, in dem alle relevanten Informationen und Attribute sofort verfügbar sind. Ihr untergeordnet finden sich verschiedene Dokumente, die individuelle Attribute besitzen und in verschiedene Prozesse und Workflows eingebunden sind. Die Struktur kann dabei nach Ihren Wünschen gestaltet werden. Innerhalb einer elektronischen Akte können auch mehrere weitere Akten liegen, die wiederum Dokumente beinhalten. So können Sie sich, ähnlich wie Sie es von Ihrem Computer kennen, eine passende Mappen- und Ordnerstruktur mit beliebiger hierarchischer Ordnung erstellen.
- Personalakten
- Vertragsakten
- Kundenakten
- Patientenakten
- Projektakten
- Lieferantenakten
Im Rahmen eines DMS (Dokumentenmanagementsystem) kann die elektronische Akte ihr volles Potenzial entfalten, indem interaktive Funktionen wie dynamische Vorlagen, Abonnement-Funktionen oder Schnittstellen zu anderen Systemen gebildet werden.
Über dynamische Vorlagen können einem Dokument einer Akte definierte Attribute und Workflows zugeordnet werden.
- Attribute: Beispiele für Attribute sind die Nummer des Kunden oder Lieferanten, der Dokumententyp, Autor oder das Datum. Damit kann das Dokument auf bestimmte Kategorien hin erfasst und eingeordnet werden. Diese Attribute können Sie je nach Prozess individuell festlegen.
- Workflows: Zusätzlich werden den Dokumente über die Vorlagen automatisch Workflows zugeordnet, die die weitere Bearbeitung und Freigabe der Dokumente zu den definierten Bearbeitern automatisch steuert. So kann eine verlässliche und fristgerechte Bearbeitung durch Terminüberwachung, Erinnerung und Wiedervorlage sichergestellt werden. Die Workflows können mit einem leicht erlernbaren und verständlichen grafischen Workflow-Editor durch definierte Anwender erstellt und bei Bedarf angepasst werden.
Mithilfe von Abonnements können Sie individuell einstellen, in welchem Fall Sie eine Benachrichtigung erhalten. Sie können sich beim Hinzufügen eines Dokuments, bei einer Änderung oder einem bestimmten Status benachrichtigen lassen – je nachdem, welcher Schritt im Vorgang für Sie relevant ist.
Die Schnittstellen sind eine ideale Möglichkeit Ihre bisherigen Systeme in ein DMS einzubinden. Damit wird Ihnen die effiziente Übertragung von Dokumenten und Informationen ermöglicht.
- E-Mail-Integration: Die häufigste Verknüpfung ist das E-Mail-Programm. Dadurch ist es möglich, zugehörige Dokumente aus ankommenden E-Mails automatisch in die elektronische Akte zu integrieren. Außerdem ermöglicht die Anbindung an das E-Mail-Programm eine direkte Versendung der elektronischen Akte per E-Mail aus dem DMS. Jeder Anwender kann individuelle E-Mail-Benachrichtigungen einstellen, sodass Sie sich bei bestimmten Vorgängen direkt informieren lassen können. Wenn ein Drucker oder ein Scanner angeschlossen und konfiguriert wird, können Dokumente automatisch nach dem Einscannen in die zugehörige elektronische Akte abgelegt und bearbeitet werden.
- Anbindung an ERP-, HR- und Finanzbuchhaltungssysteme: Weitere typische Programme für Schnittstellen sind ERP-, HR- und Finanzbuchhaltungssysteme. Sie können Dokumente zwischen dem DMS und Ihrem ERP- oder HR-System übertragen und automatisiert Vorgängen zuordnen. Mithilfe von integrierten Funktionen für die Vorkontierung können zudem Beträge eines Dokuments schnell berechnet und verglichen werden. Die Informationen können dann direkt an Ihr Finanzbuchhaltungssystem übertragen werden.
Eine der wichtigsten Anforderungen an ein DMS ist eine sichere und geschützte Ablage der Dokumente und Informationen. Diese Anforderungen können über das digitale Archiv der elektronischen Akte abgedeckt werden. Dabei gibt es je nach Bereich verschiedene gesetzliche Vorgaben, die erfüllt sein müssen.
Insbesondere im Bereich der öffentlichen Verwaltung sind Bundesbehörden seit dem 1.1.2020 durch das EGovG (E-Government-Gesetz) dazu verpflichtet, mit elektronischen Akten zu arbeiten. Dadurch wird die Digitalisierung vorangetrieben und Vorgänge sowie die Kommunikation effizienter und vereinfacht.
DSGVO-konformes Arbeiten durch Rollen und Berechtigungen
Jedem Anwender können individuelle Rollen mit gemeinsamen Aufgaben- und Zugangsberechtigungen zugeordnet werden. Sie können Zugangsberechtigungen auf verschiedenen Ebenen wie Akten- und Dokumentebene vergeben. Dabei können Sie Lese-, Schreib- und Löschberechtigungen verteilen. Die Benutzer können ihre der Rolle entsprechenden Aufgaben in der ToDo-Liste einsehen. Durch die Rollenstruktur können mehrere Benutzer einer Rolle zugeordnet werden, sodass im Krankheits- oder Urlaubsfall keine Prozesse ins Stocken geraten. Gleichzeitig kann im Sinne der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) so genau festgelegt werden, wer auf welche Daten zugreifen kann, um den Datenschutz zu gewährleisten.
Revisionssichere Ablage gemäß GoBD
Sie haben die Möglichkeit elektronische Akten gemäß der Aufbewahrungsfrist sicher zu archivieren und bei Bedarf nach einer bestimmten Frist zu vernichten. Damit bietet die elektronische Akte eine revisionssichere sowie gesetzeskonforme Aufbewahrung gemäß der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).
Versionierung der Dokumente
Alle Veränderungen, die an einem Dokument vorgenommen werden, können über eine Versionierung nachvollzogen oder ältere Versionen wiederhergestellt werden. Es besteht außerdem die Funktion ein Dokument zu sperren, sodass es nicht bearbeitet und damit verändert oder gelöscht werden kann. Dadurch bleiben Dokumente vor Manipulationen oder externen Zugriffen geschützt.
Der erste Schritt eines Dokuments ist der Eingang in das DMS. Wenn ein Dokument in eine elektronische Akte abgelegt wird, gibt es verschiedene Quellen, aus denen das Dokument importiert wird. Das kann zum Beispiel das E-Mail-Programm sein, ein Scan oder das manuelle Hochladen von Ihrem Gerät. Danach findet automatisch eine Datenerfassung über eine OCR-Volltexterkennung (Optical Character Recognition) statt, wodurch alle Daten des Dokuments ausgelesen werden. Erst dadurch wird das Suchen, Bearbeiten und Klassifizieren von Dokumenten möglich. Je nach Workflow wird sofort ein zugeordneter Prozess gestartet und der Anwender benachrichtigt, der den ersten Schritt innerhalb des Vorgangs bearbeitet. Dann kann das Dokument entsprechend des zugehörigen Workflows weiterbearbeitet werden. Gleichzeitig wird das Dokument digital abgelegt und sicher archiviert.
Sobald das Dokument importiert und erfasst wurde, können berechtigte Personen jederzeit von überall darauf zugreifen. Das Dokument kann über die Recherche gefunden, einem neuen Prozess zugeordnet, geprüft oder bearbeitet werden.
Ein großer Vorteil bei der Nutzung von elektronischen Akten ist die sofortige Verfügbarkeit von Informationen über die schnelle Recherche. Insgesamt werden dadurch Prozesse beschleunigt, was zu kürzeren Gesamtlaufzeiten eines Vorgangs führt. Weitere positive Nebeneffekte sind die Einsparung von Papier sowie die Reduktion der Transport- und Lagerkosten der Papierakten.
Durch eine kontinuierliche, automatisierte Speicherung der Daten sind alle Mitglieder Ihres Teams in der Lage, zeitgleich Zugriff auf die aktuelle Version einer Akte zu erhalten. So können doppelte Bearbeitungen oder Dokumente mit fehlenden Informationen vermieden werden. Durch die ortsunabhängige Ablage der elektronischen Akte kann ein Zugriff von überall erfolgen – ob aus dem Büro, dem Home Office oder von unterwegs.
Mithilfe der elektronischen Akte sehen alle berechtigten Personen sofort relevante Informationen auf einen Blick. Gleichzeitig kann man übergreifende Zusammenhänge durch die themenbezogenen Akten schnell einsehen und so transparent den ganzheitlichen Vorgang betrachten.
- Ortsunabhängiges Arbeiten
- Relevante Informationen auf einen Blick
- Transparente und beschleunigte Prozesse
- Schnelle Recherche
- Einsparung von Papier und Kosten
- Gleichzeitiger Zugriff und Bearbeitung im Team
Papierakte
Wenn Sie bevorzugt mit Papierakten arbeiten, werden Sie die komplexen Wege kennen, die Sie benötigen, um an eine bestimmte Information zu gelangen. Solche ineffizienten Verwaltungsprozesse zum Erhalt von Informationen ziehen einen hohen Zeitaufwand nach sich. Ein häufig auftretendes Problem bei Papierakten ist die Verfügbarkeit: Die Aufbewahrung der Papierakte erfolgt meist an nur einem festgelegten Ort, wodurch die Bereitstellung von Dokumenten für verschiedene Personen und so auch ein kollaboratives Arbeiten erschwert. Zusätzlich fehlt bei Papierakten die Transparenz über den gesamten Vorgang.
Die elektronische Akte stellt keine reine digitale Kopie einer Papierakte dar, sondern beinhaltet weitere Funktionen. Wenn sie prozessbezogen innerhalb eines Workflows eingesetzt wird, kann sie den Anwender begleiten und unterstützen. Mithilfe von Workflows können typische Arbeitsprozesse abgebildet werden, wodurch automatische Weiterleitungen Prozesse vereinfachen und beschleunigen. Dabei ist der gesamte Vorgang des Dokuments nachvollziehbar und verständlich, sodass Klarheit über den bisherigen und folgenden Weg herrscht.
Wenn Sie elektronische Akten einführen wollen, sollten Sie sich vorher genau überlegen, welche Anforderungen Sie an ein DMS haben und wie Sie diese umsetzen möchten.
Schritt 1: Analysieren sie Ihre Prozesse und überlegen Sie, wie Sie diese intelligent in digitaler Form umsetzen möchten. Dabei bietet sich auch die Chance, überholte Vorgänge durch die neuen Funktionen zu optimieren und anzupassen.
Schritt 2: Betrachten Sie verschiedene Anbieter von DMS und gleichen Sie Ihre Anforderungen mit den angebotenen Funktionen ab.
Schritt 3: Beachten Sie Ihre eigene IT-Infrastruktur und wählen die für Sie passende Integration in Ihre bestehende Organisation.
Schritt 4: Planen Sie die Einführung des DMS mit Training und Weiterbildung aller Beteiligten, um einen optimalen Übergang zu gewährleisten.
Die elektronische Akte bietet zukunftsfähiges Arbeiten, das den Anforderungen einer digitalen und modernen Arbeitswelt gerecht wird. Im Rahmen des Dokumentenmanagements schöpft sie das Potenzial einer digitalen Lösung voll aus und ermöglicht die Unterstützung von Anwendern über transparente und automatisierte Prozesse.