Dokumente digital unterschreiben
Binden Sie Ihre Dokumente in Workflows ein

Ihre Möglichkeiten Dokumente digital zu unterschreiben

Immer häufiger werden Prozesse digitalisiert und so auch Dokumente digital unterschrieben. Eines der typischsten Alltagsbeispiele für die digitale Unterschrift ist die Quittierung des Empfangs von Briefen oder Paketen. Doch es gibt zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten, um Dokumente digital zu unterschreiben.

Wenn sie sich allgemein für dieses Thema interessieren, können Sie sich in unserem Blogartikel „Digital unterschreiben“ über Anforderungen, verschiedene Formen und rechtliche Rahmenbedingungen informieren.

In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen zeigen wie Sie mit einem DMS Dokumente digital unterschreiben können. Dabei konzentrieren wir uns hier auf eine Möglichkeit mit geringer Sicherheit. Wenn Sie wissen möchten wie Optionen mit komplexeren Sicherheitskonzepten aussehen können, sehen Sie sich den Blogbeitrag „Vertrag digital unterschreiben“ an.

Wenn Sie sich für eine Möglichkeit interessieren, Ihre Dokumente digital zu unterschreiben und Ihre Prozesse gleichzeitig in Workflows einzubinden, wobei gleichzeitig eine sichere Ablage und Archivierung gewährleistet wird, könnte eine Lösung im Rahmen eines DMS die richtige für Sie sein.

Dokumente digital unterschreiben mithilfe
einer DMS-Lösung

Wenn Sie im Rahmen eines DMS Dokumente digital unterschreiben, haben Sie den Vorteil, dass Sie das Dokument direkt in automatisierte Prozesse integrieren können. Dabei läuft das Dokument automatisch durch einen individuell konfigurierten Workflow, der jederzeit Überblick über den aktuellen Stand sowie vorherige und nächste Schritte gibt, wenn Sie Dokumente digital unterschreiben. Über das DMS können Sie jederzeit von überall auf Ihre Dokumente zugreifen – egal ob Sie im Büro, im Home Office oder unterwegs sind.

Dadurch, dass Sie Berechtigungen für jeden Benutzer in Form von Rollen festlegen, können Sie genau bestimmen, wer welches Dokument digital unterschreiben darf. So können Sie alle Änderungen genau nachvollziehen und bei Unklarheiten genau rückverfolgen, wer welche Änderung vorgenommen hat. Somit können Sie auch eine Unterschrift eindeutig einem Benutzer zuordnen.

Dabei kann auch gemeinsam und gleichzeitig an einem Dokument gearbeitet werden und jeder Anwender sieht jederzeit die aktuelle Version eines Dokuments. Das kollaborative Arbeiten wird zusätzlich über Kommentar- und Chatfunktionen unterstützt. Wenn die Berechtigungen der Benutzer in Form von Rollen verteilt werden, können mehrere Anwender mit gleicher Berechtigung einen Prozess bearbeiten. Falls ein Kollege im Urlaub oder krank ist, sind so andere Berechtigte in der Lage ein Dokument digital zu unterschreiben, ohne dass der Prozess ins Stocken gerät. Es besteht außerdem die Funktion ein Dokument zu sperren, sodass es nicht bearbeitet und damit verändert oder gelöscht werden kann.

Auf Wunsch kann über eine Versionierung auch eine ältere Version des Dokuments wiederhergestellt werden. Das ist vor allem für die Identifikation und Aufklärung von Fehlern hilfreich. Da jeder Anwender genau einem individuellen Benutzer zugeordnet ist, kann über das DMS auch garantiert werden, dass nur die Person, die über den Benutzer verfügt, ein Dokument digital unterschrieben hat. Das wird darüber gewährleistet, dass nur der Anwender selbst die Zugangsdaten seines Benutzers kennt.

Mithilfe von Schnittstellen zu anderen Systemen können Sie eine E-Mail-Integration sowie die Anbindung von ERP-, HR- und Finanzbuchhaltungssysteme an das DMS vornehmen. So wird Ihnen die effiziente Übertragung von Dokumenten und Informationen innerhalb Ihrer IT-Infrastruktur ermöglicht, damit Sie in Ihren gewohnten Systemen Dokumente digital unterschreiben können.

Durch die Ablage und Archivierung Ihrer Dokumente in einem DMS können Sie jederzeit darauf zugreifen und gewährleisten eine fristgerechte Aufbewahrung und gesetzeskonforme Löschung von Dokumenten. Sie können auch individuelle Termine und Erinnerungen einstellen, um Dokumente digital zu unterschreiben.

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Wie kann ich in einem DMS Dokumente digital unterschreiben?

Um Ihnen das digitale Unterschreiben auf einem Dokument an einem Beispiel zu zeigen, verwenden wir im Folgenden Bilder aus unserem DMS HONESTY. Wenn Sie in einem DMS ein Dokument digital unterschreiben möchten, wählen Sie zunächst das gewünschte Dokument aus. Dafür muss es zuvor im DMS abgelegt worden sein und Sie müssen berechtigt sein, dieses Dokument zu sehen und zu bearbeiten.

Dann können Sie über die Funktion Digitale Unterschrift Ihre Unterschrift erstellen.

Wenn Sie auf das Icon für die Digitale Unterschrift klicken, können Sie eine Unterschrift hinzufügen.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Unterschrift eintragen können.

Wenn Sie Ihre Unterschrift eingetragen haben, können Sie sie über Leeren wieder entfernen oder über Benutzen direkt auf dem Dokument anwenden. Außerdem können Sie sie Speichern & Benutzen, wodurch Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut verwenden können.

Wenn Sie Benutzen oder Speichern & Benutzen wählen, können Sie auf Ihrem Dokument mit einem Klick den gewünschten Ort der Unterschrift wählen und so auf dem Dokument digital unterschreiben.

Wenn Sie die Unterschrift gespeichert haben, finden Sie diese mit einem Klick auf das Icon Digitale Unterschrift und können sie mit einem weiteren Klick auswählen, um auch andere Dokumente digital zu unterschreiben. Über das rote Kreuz können Sie die Unterschrift löschen.

Welche Anbieter gibt es, um Dokumente digital zu unterschreiben?

Es gibt viele verschiedene Anbieter, um Dokumente digital zu unterschreiben. Sie unterscheiden sich vor allem in Bezug auf die angebotenen Funktionen. Die meisten Anbieter ermöglichen Ihnen, die Software kostenlos zu testen oder stellen eine Demo-Version zur Verfügung, sodass Sie sich zunächst die Anwendung mit allen Funktionen ansehen und testen können, bevor Sie eine endgültige Kaufentscheidung treffen. Die folgenden Anbieter bieten verschiedene Möglichkeiten, um Dokumente digital zu unterschreiben:

Möchten Sie noch mehr zum Thema digital unterschreiben erfahren?

Um Sie umfassend in das Thema der digitalen Unterschrift einzuführen, haben wir dem Gebiet eine kleine Reihe gewidmet. Wenn Sie sich noch näher über das Thema digital unterschreiben informieren möchten, sehen Sie sich gerne unsere beiden Blogartikel „Dokumente digital unterschreiben“ und „Vertrag digital unterschreiben“ an, die eine tiefere Auseinandersetzung mit dem digitalen Unterschreiben bieten.