Ihre Möglichkeiten Dokumente digital zu unterschreiben

Immer häufiger werden Prozesse digitalisiert und so auch Dokumente digital unterschrieben. Eines der typischsten Alltagsbeispiele für die digitale Unterschrift ist die Quittierung des Empfangs von Briefen oder Paketen. Doch es gibt zahlreiche Anwendungsmöglichkeiten, um Dokumente digital zu unterschreiben.

Wenn sie sich allgemein für dieses Thema interessieren, können Sie sich in unserem Blogartikel „Digital unterschreiben“ über Anforderungen, verschiedene Formen und rechtliche Rahmenbedingungen informieren.

In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen zeigen wie Sie mit einem DMS Dokumente digital unterschreiben können. Dabei konzentrieren wir uns hier auf eine Möglichkeit mit geringer Sicherheit. Wenn Sie wissen möchten wie Optionen mit komplexeren Sicherheitskonzepten aussehen können, sehen Sie sich den Blogbeitrag „Vertrag digital unterschreiben“ an.

Wenn Sie sich für eine Möglichkeit interessieren, Ihre Dokumente digital zu unterschreiben und Ihre Prozesse gleichzeitig in Workflows einzubinden, wobei gleichzeitig eine sichere Ablage und Archivierung gewährleistet wird, könnte eine Lösung im Rahmen eines DMS die richtige für Sie sein.

Dokumente digital unterschreiben mithilfe einer DMS-Lösung

Wenn Sie im Rahmen eines DMS Dokumente digital unterschreiben, haben Sie den Vorteil, dass Sie das Dokument direkt in automatisierte Prozesse integrieren können. Dabei läuft das Dokument automatisch durch einen individuell konfigurierten Workflow, der jederzeit Überblick über den aktuellen Stand sowie vorherige und nächste Schritte gibt, wenn Sie Dokumente digital unterschreiben. Über das DMS können Sie jederzeit von überall auf Ihre Dokumente zugreifen – egal ob Sie im Büro, im Home Office oder unterwegs sind.

Dadurch, dass Sie Berechtigungen für jeden Benutzer in Form von Rollen festlegen, können Sie genau bestimmen, wer welches Dokument digital unterschreiben darf. So können Sie alle Änderungen genau nachvollziehen und bei Unklarheiten genau rückverfolgen, wer welche Änderung vorgenommen hat. Somit können Sie auch eine Unterschrift eindeutig einem Benutzer zuordnen.

Dabei kann auch gemeinsam und gleichzeitig an einem Dokument gearbeitet werden und jeder Anwender sieht jederzeit die aktuelle Version eines Dokuments. Das kollaborative Arbeiten wird zusätzlich über Kommentar- und Chatfunktionen unterstützt. Wenn die Berechtigungen der Benutzer in Form von Rollen verteilt werden, können mehrere Anwender mit gleicher Berechtigung einen Prozess bearbeiten. Falls ein Kollege im Urlaub oder krank ist, sind so andere Berechtigte in der Lage ein Dokument digital zu unterschreiben, ohne dass der Prozess ins Stocken gerät. Es besteht außerdem die Funktion ein Dokument zu sperren, sodass es nicht bearbeitet und damit verändert oder gelöscht werden kann.

Auf Wunsch kann über eine Versionierung auch eine ältere Version des Dokuments wiederhergestellt werden. Das ist vor allem für die Identifikation und Aufklärung von Fehlern hilfreich. Da jeder Anwender genau einem individuellen Benutzer zugeordnet ist, kann über das DMS auch garantiert werden, dass nur die Person, die über den Benutzer verfügt, ein Dokument digital unterschrieben hat. Das wird darüber gewährleistet, dass nur der Anwender selbst die Zugangsdaten seines Benutzers kennt.

Mithilfe von Schnittstellen zu anderen Systemen können Sie eine E-Mail-Integration sowie die Anbindung von ERP-, HR- und Finanzbuchhaltungssysteme an das DMS vornehmen. So wird Ihnen die effiziente Übertragung von Dokumenten und Informationen innerhalb Ihrer IT-Infrastruktur ermöglicht, damit Sie in Ihren gewohnten Systemen Dokumente digital unterschreiben können.

Durch die Ablage und Archivierung Ihrer Dokumente in einem DMS können Sie jederzeit darauf zugreifen und gewährleisten eine fristgerechte Aufbewahrung und gesetzeskonforme Löschung von Dokumenten. Sie können auch individuelle Termine und Erinnerungen einstellen, um Dokumente digital zu unterschreiben.

Wie kann ich in einem DMS Dokumente digital unterschreiben?

Um Ihnen das digitale Unterschreiben auf einem Dokument an einem Beispiel zu zeigen, verwenden wir im Folgenden Bilder aus unserem DMS HONESTY. Wenn Sie in einem DMS ein Dokument digital unterschreiben möchten, wählen Sie zunächst das gewünschte Dokument aus. Dafür muss es zuvor im DMS abgelegt worden sein und Sie müssen berechtigt sein, dieses Dokument zu sehen und zu bearbeiten.

Dann können Sie über die Funktion Digitale Unterschrift Ihre Unterschrift erstellen.

Wenn Sie auf das Icon für die Digitale Unterschrift klicken, können Sie eine Unterschrift hinzufügen.

Daraufhin öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Ihre Unterschrift eintragen können.

Wenn Sie Ihre Unterschrift eingetragen haben, können Sie sie über Leeren wieder entfernen oder über Benutzen direkt auf dem Dokument anwenden. Außerdem können Sie sie Speichern & Benutzen, wodurch Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut verwenden können.

Wenn Sie Benutzen oder Speichern & Benutzen wählen, können Sie auf Ihrem Dokument mit einem Klick den gewünschten Ort der Unterschrift wählen und so auf dem Dokument digital unterschreiben.

Wenn Sie die Unterschrift gespeichert haben, finden Sie diese mit einem Klick auf das Icon Digitale Unterschrift und können sie mit einem weiteren Klick auswählen, um auch andere Dokumente digital zu unterschreiben. Über das rote Kreuz können Sie die Unterschrift löschen.

Welche Anbieter gibt es, um Dokumente digital zu unterschreiben?

Es gibt viele verschiedene Anbieter, um Dokumente digital zu unterschreiben. Sie unterscheiden sich vor allem in Bezug auf die angebotenen Funktionen. Die meisten Anbieter ermöglichen Ihnen, die Software kostenlos zu testen oder stellen eine Demo-Version zur Verfügung, sodass Sie sich zunächst die Anwendung mit allen Funktionen ansehen und testen können, bevor Sie eine endgültige Kaufentscheidung treffen. Die folgenden Anbieter bieten verschiedene Möglichkeiten, um Dokumente digital zu unterschreiben:

  • DocuSign: Der Anbieter stellt Ihnen mit über 350 Optionen zahlreiche Integrationsmöglichkeiten bereit und ermöglicht das Unterschreiben von überall auf verschiedenen Geräten. Sie können verschiedene Standardfelder, aber auch benutzerdefinierte Felder festlegen, um Dokumente digital zu unterschreiben. Zusätzlich können Sie den Status eines Dokuments verfolgen, Benachrichtigungen einstellen und so den aktuellen Stand jederzeit einsehen, wenn Sie Dokumente digital unterschreiben. Dabei haben Sie die Möglichkeit die Software 30 Tage kostenlos zu testen.
  • Adobe Sign: Der Anbieter ermöglicht Ihnen digitale Unterschriften für PDF-Dokumente und andere Anwendungen zu setzen. Die Software kann in verschiedene andere Anwendungen integriert werden und ist für einzelne oder mehrere Unterschreibende geeignet. Wenn Sie Dokumente digital unterschreiben, können Sie Erinnerungen und Benachrichtigungen einstellen. Die Leistungspakete werden zwischen Teams für ein bis neun Anwender und für KMUs und große Unternehmen bei mehr Anwendern unterschieden. Für nur einen Anwender gibt es ebenfalls eine Option. Um die Anwendung zu erproben, können Sie die 14-Tage-Testversion nutzen.
  • d.velop sign: Der Anbieter stellt Ihnen die Wahl zwischen verschiedenen Leistungs- und Preispaketen, die Sie nach Bedarf wählen können. Die Anwendung bietet die Integration in verschiedene Systeme, um Dokumente digital zu unterschreiben. Hier haben Sie die Möglichkeit die Leistungen 30 Tage zu testen und eine Demo-Version anzufordern.
  • Frama RSign: Bei diesem Anbieter können Sie bei Notwendigkeit von Unterschriften durch mehrere Parteien die Reihenfolge der Unterschriften festlegen. Mithilfe einer Checkliste wird der Anwender durch das Dokument geführt und es können optionale und Pflichtfelder definiert werden, wenn Sie Dokumente digital unterschreiben. Den Preis erfahren Sie hier auf Nachfrage und es ist eine Demo-Version verfügbar.
  • SignRequest: Bei dieser Anwendung können Sie die Reihenfolge der Unterschriften festlegen und haben die Möglichkeit, mehrere Integrationen einzubinden. Zusätzlich können Sie mithilfe verschiedener mobiler Geräte Dokumente digital unterschreiben und Sie können Rechte für die Art des Zugriffs erteilen. Sie können die Software kostenlos testen und zwischen zwei Leistungspaketen wählen, die pro Benutzer gelten.
  • Yousign: Diese Anwendung ist vor allem für Verträge aus verschiedenen Themengebieten geeignet. Die Reihenfolge der Unterschriften kann festgelegt werden und das Unterschreiben ist mit verschiedenen Geräten möglich. Außerdem können Vorlagen für bestimmte Verträge erstellt und Erinnerungen eingestellt werden. Der Anbieter ermöglicht Ihnen eine 14-tägige kostenlose Testversion.
  • FP Sign: Der Anbieter ermöglicht das Unterschreiben für verschiedene Anwendungsbereiche und bietet Integrationen in andere Systeme an. Sie haben hier die Möglichkeit den Status von Dokumenten einzusehen, um jederzeit über den aktuellen Stand informiert zu sein. Die Leistungspakete unterscheiden sich in einer Version, die pro Nutzer vergeben wird, sowie einer Version, die pro Firma erteilt wird. Sie können die Anwendung für 30 Tage kostenlos testen.
  • inSign: Dieser Anbieter ermöglicht das Unterschreiben mithilfe von optionalen und verpflichtenden Feldern. Die Anwendung kann ohne zusätzliche Software genutzt, aber auch in andere Systeme integriert werden. Des Weiteren gibt es Funktionen für Vorlagen und Sie können jederzeit den aktuellen Status einsehen und Erinnerungen einstellen. Der Anbieter stellt eine kostenlose Test-Version zur Verfügung. Die konkreten Preise für die Lizenzmodelle des individuellen oder des integrierten Systems erfahren Sie auf Anfrage.
  • IDnow eSign: Bei diesem Anbieter wird das digitale Unterschreiben über eine vorige Identifikation ermöglicht. Mithilfe eines Internetzugangs und einem gültigen Ausweisdokument wird über ein Smartphone, Tablet oder einen Computer mit Webcam die Identität bestätigt und das digitale Unterschreiben freigegeben. Den Preis erfahren Sie hier auf Anfrage und können die Anwendung als Demo-Version kostenlos testen.
  • eversign: Dieser Anbieter ermöglicht digitales Unterschreiben von überall mithilfe verschiedener Geräte. Dabei wird die Integration in verschiedene andere Anwendungen angeboten. Außerdem können Sie Vorlagen erstellen und über ein Prüfprotokoll alle Prozesse und Änderungen eines Dokuments nachvollziehen. Dabei wird sowohl zeitlich paralleles als auch sequentielles Unterschreiben unterstützt, wenn Sie Dokumente digital unterschreiben. Sie können eine Test-Version der Anwendung kostenlos erproben. Die Leistungspakete unterscheiden sich in Bezug auf die Menge der verfügbaren Funktionen und Anzahl der Nutzer.
  • Intarsys: Die Anwendung bietet Ihnen die Möglichkeit mithilfe von verschiedenen Geräten Dokumente digital zu unterschreiben. Der Anbieter unterscheidet dabei zwischen Einzel-, Stapel und Komfortsignaturen. Neben der digitalen Unterschrift sind hier auch elektronische Siegel und Zeitstempel Teil des Portfolios. Für nähere Informationen zu den Preisen und Leistungspaketen richten Sie sich direkt an den Anbieter.
  • MOXIS: Der Anbieter ermöglicht Ihnen paralleles Unterschreiben von mehreren Dokumenten als Stapel. Dabei kann die Anzahl der benötigten Unterschriften festgelegt werden. Über Platzhalter kann die genaue Position einer Unterschrift auf einem Dokument konfiguriert werden. Außerdem können Vorlagen für Dokumente erstellt und Berechtigungsgruppen für Unterschriften definiert werden. Zusätzlich kann die Anwendung in verschiedene andere Systeme integriert werden, um innerhalb Ihrer bestehenden IT-Infrastruktur Dokumente digital zu unterschreiben. Die Preise der verschiedenen Leistungspakete erfahren Sie hier auf Nachfrage. Sie unterscheiden sich in der Menge der Funktionen und der Anzahl der Nutzer.
  • Skribble: Bei diesem Anbieter können von überall mithilfe von digitalen Geräten oder dem Smartphone Dokumente digital unterschreiben. Dabei können Sie ein Dokument sowohl für interne als auch externe Personen zur Unterschrift freigeben. Über eine Stapelsignatur können in einem Vorgang mehrere Dokumente digital unterschrieben werden. Die angebotenen Leistungspakete werden für Einzelpersonen, kleine Unternehmen und Teams sowie für große Unternehmen bereitgestellt. Die Business-Lösung für kleine Unternehmen und Teams können Sie 30 Tage kostenlos testen.

Möchten Sie noch mehr zum Thema digital unterschreiben erfahren?

Um Sie umfassend in das Thema der digitalen Unterschrift einzuführen, haben wir dem Gebiet eine kleine Reihe gewidmet. Wenn Sie sich noch näher über das Thema digital unterschreiben informieren möchten, sehen Sie sich gerne unsere beiden Blogartikel „Digital unterschreiben“ und „Vertrag digital unterschreiben“ an, die eine tiefere Auseinandersetzung mit dem digitalen Unterschreiben bieten.

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Hans-Jürgen Zinn

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