Produktives Arbeiten durch Cloud-DMS

In der heutigen Zeit möchten wir immer und überall auf unsere Daten zugreifen. Egal ob privat oder beruflich – alle Daten und Dokumente sollen auf dem aktuellen Stand verfügbar sein. Dafür wird häufig eine Cloud-DMS-Lösung eingesetzt.

Ob Dropbox, iCloud oder OneDrive – Sie kennen sicher viele Beispiele für Cloud-Lösungen. Das Thema Cloud ist schon seit längerer Zeit ein Trendthema im Dokumentenmanagement und Cloud-DMS-Lösungen verbreiten sich stetig. Die Grundidee der Cloud ist das Mieten von Rechenkapazität, Datenspeicher und Softwareanwendungen über ein Netzwerk als Dienstleistung. So muss der Endnutzer sich nicht um die passende IT-Infrastruktur bemühen, sondern bespricht mit dem Cloud-DMS-Anbieter die für ihn individuell passende Lösung. Das führt zu höherer Flexibilität und Produktivität. Zentrale Vorteile sind die hohe Datensicherheit, geringe Gesamtkosten und einfache Einführung. Am häufigsten wird die Cloud-DMS-Lösung für das Ablegen und Archivieren von Daten verwendet.

Die Popularität der Cloud lässt sich auch über Studien wie den Cloud Monitor 2020 belegen. Seit 2011 untersucht Bitkom Research im Auftrag von KPMG alle Entwicklungen der Cloud in Deutschland. Dabei wird die Nutzung der Cloud und die Erfahrung der Anwender betrachtet. Die Resultate zeigen, dass 76 Prozent aller Unternehmen ab 20 Mitarbeitern mit Cloud-Lösungen arbeiten. Des Weiteren schreiben 78 Prozent der Cloud-Anwender der Cloud einen sehr großen bis eher großen Beitrag zur Digitalisierung Ihres Unternehmens zu.

Ihre Vorteile durch Cloud-DMS

Ihre Vorteile durch Cloud-DMS

Schnelle Einführung: Sie müssen sich zu Beginn der Einführung keine neue IT-Infrastruktur leisten, sondern greifen über die Cloud auf erprobte Systeme des Cloud-DMS-Anbieters zurück. Das erspart Ihnen hohe Kosten zu Beginn und Zeit, in der Sie alles einrichten müssen.

Flexible Anpassungen: Zusätzlich können Sie im Laufe der Zeit flexibel Anpassungen vornehmen lassen, wenn sich Ihr Bedarf ändert oder Sie den Umfang Ihrer Lösung erweitern möchten.

Effiziente Prozesse: Mithilfe des Cloud-DMS können Sie Ihre Vorgänge in Workflows transparent darstellen und behalten jederzeit den Überblick über den aktuellen Stand. Mithilfe von Vorlagen können Sie Dokumente automatisch einem Workflow zuordnen und vordefinierte Attribute hinzufügen. Damit kann das Dokument auf bestimmte Kategorien hin erfasst und eingeordnet werden und Sie behalten stets den Überblick.

Stabile und sichere IT: Sie müssen sich keine Gedanken über die Details Ihrer IT-Infrastruktur machen, sondern können sich ganz auf Ihre Themen konzentrieren. Dadurch werden Sie nicht unnötig von Ihren eigentlichen Aufgaben abgelenkt und können ihre volle Energie in Ihre Arbeit stecken. Der Support, die Wartung und die Weiterentwicklung von Lösungen liegt im Aufgabenbereich des Cloud-DMS-Anbieters. Sie müssen keine Zeit und Einsatz in die Implementierung, Updates oder Fehlerbereinigung stecken. Zusätzlich bieten Ihnen Cloud-DMS-Dienstleister eine hohe Sicherheit Ihrer Daten, sodass sie jederzeit vor externem Zugriff oder Manipulationen geschützt sind und Sie diese gesetzeskonform ablegen und archivieren können.

Arbeiten von überall: Über das Cloud-DMS können Sie jederzeit von überall auf Ihre Daten zugreifen und sehen trotzdem immer den aktuellen Status eines Dokuments oder Prozesses – egal ob Sie im Büro, im Home Office oder unterwegs sind. Über Abonnements kann jeder Benutzer individuell einstellen, wann er eine Benachrichtigung erhält. Sie können sich beim Hinzufügen eines Dokuments, bei einer Änderung oder einem bestimmten Status benachrichtigen lassen – je nachdem, welcher Schritt im Vorgang für Sie relevant ist.

Kollaboratives Arbeiten: Mithilfe des Cloud-DMS können Sie gleichzeitig gemeinsam an einem Vorgang arbeiten und sehen immer die aktuelle Version eines Dokuments. Über Kommentare und Chatfunktionen besteht die Möglichkeit sich auszutauschen. Dabei werden für jeden Benutzer verschiedene Berechtigungen für das Sehen, Lesen, Bearbeiten und Löschen von Dokumenten eingestellt. Wenn die Berechtigungen der Benutzer in Form von Rollen verteilt werden, können mehrere Anwender mit gleicher Berechtigung einen Prozess bearbeiten. Falls ein Kollege im Urlaub oder krank ist, sind so andere Berechtigte in der Lage an einem Dokument weiterzuarbeiten, ohne dass der Prozess ins Stocken gerät. Es besteht außerdem die Funktion ein Dokument zu sperren, sodass es nicht bearbeitet und damit verändert oder gelöscht werden kann.

On-Premises oder Cloud-DMS?

Bei der Art der Speicherung wird grundsätzlich zwischen On-Premises und Cloud unterschieden.

Bevorzugen Sie die Speicherung Ihrer Dokumente lokal auf Ihrem eigenen Server, so sollten Sie sich für eine On-Premises-Lösung entscheiden. Möchten Sie den Server lieber extern verwalten und warten lassen, gibt es die Möglichkeit einer Cloud-DMS-Variante.

Bei der Wahl zwischen Cloud oder On-Premises sollten Sie sich Gedanken über die Faktoren Anschaffung, Lizenzen, Speicherplatz, Updates und Datenschutz machen.

Bei On-Premises müssen Sie vor allem zu Beginn mit hohen Kosten bei der Implementierung und laufenden Kosten für die Wartung rechnen. Sie müssen Ressourcen und Personal für den Betrieb einplanen und sind eigenverantwortlich für Updates und Datenschutz.

Bei der Cloud-Lösung dagegen bleiben Ihre Kosten durch das Mietmodell konstant und Sie vereinbaren Ihren Bedarf individuell. Dabei übernimmt der Cloud-Anbieter alle Aufgaben bezüglich der IT-Infrastruktur und Sie müssen dafür keine eigene Zeit beanspruchen. Auch die Updates werden automatisch veranlasst und entsprechend Ihres gewählten Anbieters können Sie sich auf eine hohe Sicherheit bei der Speicherung Ihrer Daten in Deutschland verlassen.

Cloud oder On-Premises, welche Serverlösung ist die attraktivere?

Cloud

  • Geringe Kosten zu Beginn der Cloud-DMS-Nutzung
  • Nutzung der Serverstruktur des Cloud-DMS-Anbieters mit automatischen Updates & Wartung
  • Konstante Kosten pro Nutzer im Mietmodell

On-Premises

  • Hohe Kosten für Server, Einrichtung und Lizenzen zu Beginn der DMS-Nutzung
  • Serverwartung durch interne oder externe Dienstleister
  • Kosten pro Nutzer nach Bedarf

Worauf sollten Sie bei der Wahl eines Cloud-DMS-Anbieters achten?

Datenschutz und gesetzliche Anforderungen: Bei der Auswahl eines Cloud-DMS-Anbieters sollten Sie insbesondere auf die Art und den Ort der Speicherung Ihrer Daten achten. In jedem Land herrschen unterschiedliche Gesetze, was zu verschiedenen Regelungen in Bezug auf den Datenschutz und Aufbewahrungsfristen führt. Um eine hohe Sicherheit und Datenschutz zu gewährleisten, sollten Sie auf eine Speicherung Ihrer Daten in Deutschland achten. Damit können Sie auch verschiedene gesetzliche Vorgaben wie die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) erfüllen.

Funktionen: Des Weiteren sollten Sie sich die Funktionen, die Ihnen innerhalb des Cloud-DMS angeboten werden, genau ansehen. Entsprechen diese Ihren Anforderungen an ein intelligentes Dokumentenmanagement? Als Kernpunkte können Sie dabei auf Folgendes achten:

  • Ablage und Archivierung: Wie ist die Ablage und Archivierung organisiert? Haben Sie die Möglichkeit Ihre gewünschte Struktur einzubinden und gibt es die Möglichkeit, sich Erinnerungen für Termine oder Fristen einzustellen? Achten Sie auf eine Versionierung, um sicherzustellen, dass Änderungen nachvollzogen und bei Fehlern identifiziert und rückgängig gemacht werden können.
  • Workflow: Bietet der Cloud-DMS-Anbieter die Möglichkeit Ihre Prozesse in Form eines Workflows abzubilden und so Ihre Vorgänge zu überblicken und automatisiert zu steuern? Hier können Sie insbesondere auf die Konfiguration und Auswahl verschiedener Vorlagen achten durch die Sie Ihre Prozesse vereinfachen und beschleunigen.
  • Recherche: Können Ihre Dokumente über Attribute verschlagwortet werden? Welche Möglichkeiten der Recherche haben Sie? Legen Sie Wert auf eine schnelle Recherche, mit der Sie Ihr gewünschtes Dokument jederzeit wiederfinden.
  • Schnittstellen zu anderen Systemen: Gibt es die Möglichkeit Schnittstellen zu anderen Systemen herzustellen, die Sie bereits nutzen? Typische Beispiele sind die E-Mail-Integration sowie die Anbindung an ERP-, HR- und Finanzbuchhaltungssysteme. Damit wird Ihnen die effiziente Übertragung von Dokumenten und Informationen ermöglicht.
  • Kollaboration: Achten Sie auf Funktionen für das gemeinsame Arbeiten. Können verschiedene Zugriffsberechtigungen für einzelne Benutzer erteilt werden und kann gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden? Sind Kommentar- und Chatfunktionen sowie individuelle Benachrichtigungen für den Austausch vorhanden?

Optimieren Sie Ihre Prozesse mit Cloud-DMS und arbeiten jederzeit ortsunabhängig im Team. Cloud-DMS bietet Ihnen nach einer schnellen Einführung die Möglichkeit flexibler Anpassungen Ihrer stabilen und sicheren IT-Infrastruktur. Dabei überlassen Sie die IT-spezifischen Aufgaben Ihrem Cloud-DMS-Anbieter und können sich voll und ganz auf Ihr Themengebiet konzentrieren.

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Hans-Jürgen Zinn

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