Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Erfassen Sie Ihre Dokumente digital und vermeiden zeitintensive manuelle Eingriffe durch automatisierte Vorgänge

Rechnungen sind ein großer Bestandteil in der Routine der modernen Arbeitswelt. Für ihre Verarbeitung wird oft viel Zeit in aufwendige manuelle Aufgaben investiert. Viele Unternehmen und Institutionen wählen dafür den digitalen Weg, um sich mithilfe der automatisierten Rechnungsverarbeitung den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Der Beginn der Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung beinhaltet verschiedene kleine Schritte, die von unterschiedlichen Personen ausgeführt werden. Wenn dieser Prozess manuell ohne DMS stattfindet, kostet er viel Zeit und häufig unnötige Bearbeitung oder verursacht sogar Fehler. Durch die Automatisierung können Sie eine einfachere und schnellere Rechnungsverarbeitung erreichen.

Das gilt selbstverständlich nicht nur für die automatisierte Rechnungsverarbeitung, sondern auch für viele andere Routinevorgänge. Da die automatisierte Rechnungsverarbeitung jedoch einer der typischsten Vorgänge ist, möchten wir Ihnen die Automatisierung hier an diesem Beispiel vorstellen.

Rechnungsverarbeitung ohne DMS

Wenn Sie Ihre Rechnungsverarbeitung ohne ein DMS und ohne automatisierte Rechnungsverarbeitung durchführen, kennen Sie den langwierigen Prozess, an dem verschiedene Personen und Arbeitsbereiche beteiligt sind. Durch die vielen Schnittstellen zwischen den Arbeitsbereichen entstehen häufig Stellen, die prädestiniert sind für Fehler und für unnötige Bearbeitung mit hohem Zeitaufwand sorgen.

Rechnungsverarbeitung ohne DMS

Manueller Rechnungsverarbeitungsprozess

Üblicherweise gelangen Rechnungen ohne automatisierte Rechnungsverarbeitung über Post oder E-Mail an die Buchhaltung. Diese prüft, ob die Rechnung rechnerisch richtig ist. Anschließend wird die Rechnung per E-Mail oder Hauspost an den Einkauf zur sachlichen Prüfung weitergegeben. Hat der Einkauf die Rechnung geprüft, wird sie anschließend an den Geschäftsführer zur finalen Freigabe gegeben. Dieser gibt die Rechnung frei und informiert den Einkauf, sodass dieser wiederum die Buchhaltung informiert. Die Buchhaltung nimmt letztendlich die Bezahlung vor und archiviert die Rechnung.

Herausforderungen der Rechnungsverarbeitung

  • Fehlende Übersicht: Bei der herkömmlichen Rechnungsbearbeitung werden viele verschiedene Medien genutzt und es bestehen viele Schnittstellen zwischen den Bearbeitungsschritten. Dadurch geht leicht die Übersicht über einen Bearbeitungsstatus verloren, Aufgaben gehen vergessen, es treten vermehrt Missverständnisse auf und es erfolgen unnötige Rückfragen.
  • Manuelle Bearbeitung: Es erfolgen einige Schritte doppelt oder manuell. Dadurch kostet der Prozess viel Zeit und es entstehen Rückfragen durch verspätete Zahlungen. Zusätzlich ergeben sich durch den manuellen Prozess mehr Situationen, in denen Übertragungsfehler erfolgen. Dies ist sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig.
  • Aufwändige Dokumentenrecherche: Die Dokumentenrecherche im Papierarchiv ist durch den limitierten Dokumentenzugang aufwändig und kompliziert. Während der Bearbeitung hat häufig nur eine Person Zugriff auf die Rechnung, was das kollaborative Arbeiten in Teams erschwert. Außerdem kann dabei häufig nicht genug Sicherheit und Datenschutz gewährleistet werden.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung mithilfe von Workflows

Workflows bieten die Möglichkeit, typische Arbeitsprozesse abzubilden, wodurch automatische Weiterleitungen Prozesse vereinfachen und beschleunigen. Dabei ist der gesamte Vorgang des Dokuments nachvollziehbar und verständlich, sodass Klarheit über den bisherigen und folgenden Weg herrscht. Im Folgenden sehen Sie den Prozess der automatisierten Rechnungsverarbeitung in Form eines Workflows in einem DMS.

Der Workflow zur automatisierten Rechnungsverarbeitung im DMS

In der Grafik sehen Sie einen konfigurierten Workflow für eine einfache automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung.

Sie sehen den Bereich, in dem Sie Prozesse als Workflows gestalten und konfigurieren können, sodass sie durch einfache Bedingungen an den Pfeilen ausgelöst werden können. Das Konfigurieren der Workflows erfolgt ohne Programmierkenntnisse. Durch einfaches „Drag&Drop“ ziehen Sie die Kacheln an die gewünschte Stelle im Prozess und die Konfiguration erfolgt an den sowohl an den Kacheln selbst als auch an den als Pfeilen dargestellten Bedingungen für den Weg der Rechnung. Dabei können verschiedene Komponenten verwendet werden. Jede Kachel entspricht dabei einem Workflowstatus. Um den oben abgebildeten Workflow der automatisierten Rechnungsverarbeitung besser zu erklären, wird dieser nun in mehrere Prozessschritte unterteilt und detailliert beschrieben.

Der Workflow zur automatisierten Rechnungsverarbeitung im DMS

Der Weg der Rechnung mithilfe einer automatisierten Rechnungsverarbeitung im DMS

Eine Rechnung gelangt bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung durch manuellen Upload, einen Scan oder per E-Mail in einen spezifischen Ordner, der einen vordefinierten Prozess (im Beispiel den Prozess „Rechnungseingang“ anstößt (A).

Buchhaltung zur rechnerischen Prüfung

Anschließend gelangt die Rechnung automatisch auf die ToDo-Liste der Buchhaltung zur rechnerischen Prüfung (B).

Sobald die rechnerische Richtigkeit durch die Buchhaltung bestätigt ist, gelangt die Rechnung auf der ToDo-Liste des Einkaufs zur sachlichen Prüfung (C). An dieser Stelle wird dem Dokument außerdem ein neues Attribut zur sachlichen Prüfung hinzugefügt (siehe Abb.). Buchhaltung und Geschäftsführer haben nur Leseberechtigung für dieses Attribut (v=view), Einkauf und Admin dagegen können den Status des Attributs verändern (w=write).

Bestätigt der Einkauf die sachliche Richtigkeit und ist der Rechnungsbetrag größer als 5.000 EUR gelangt die Rechnung zur Freigabe auf die ToDo-Liste des Geschäftsführers (D). Ist der Rechnungsbetrag kleiner als 5.000 EUR, gelangt die Rechnung direkt in den Workflowstatus (E). Auch bei dieser Kachel wird dem Dokument ein neues Attribut (Freigabe GF) hinzugefügt.

Gibt der Geschäftsführer die Rechnung frei, gelangt die Rechnung erneut auf der ToDo-Liste der Buchhaltung zum Bezahlen und Archivieren (E). Diese beiden Attribute werden auch erst bei dieser Kachel hinzugefügt.

Bestätigt die Buchhaltung die Bezahlung, kann sie die Rechnung mit einem Klick archivieren. Das Dokument kann nun für zehn Jahre nicht mehr gelöscht oder verändert werden (F).

Alternative Wege der Rechnung mithilfe einer automatisierten Rechnungsverarbeitung im DMS

  • Rechnerisch nicht richtig: Die Buchhaltung erklärt die Rechnung als „Rechnerisch nicht richtig“ (1). Die Rechnung wird durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung automatisch in den nächsten Workflowstatus versetzt (2). Im nächsten Schritt wird ein neues Attribut mit einem Eingabefeld erstellt. Füllt die Buchhaltung dieses aus, wird eine automatische E-Mail an den Lieferanten versandt, um die Rechnung zu korrigieren (3).
  • Sachlich nicht richtig: Erklärt der Einkauf die Rechnung als „Sachlich nicht richtig“ (4), wird der Einkauf aufgefordert, einen Kommentar einzugeben. Anschließend erhält die Buchhaltung das Dokument erneut auf der ToDo- Liste, um eine korrigierte Rechnung beim Lieferanten anzufragen (2, 3).
  • Keine Freigabe GF: Gibt der GF die Rechnung nicht frei, muss auch dieser einen Kommentar eingeben (5). Anschließend erhält der Einkauf das Dokument auf seiner ToDo-Liste und das Dokument wird in den nächsten Workflow-Status versetzt (6). Nun muss der Einkauf eine Nachricht eingeben. Bei Bestätigen wird automatisch eine Nachricht an den Lieferanten versandt. (7)
  • Benachrichtigung GF: Da der GF vermutlich nicht täglich Rechnungen freigeben muss, erhält er automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald bei der Rechnung der Workflowstatus „Freigabe GF“ auftritt (8).

Alternative Wege der Rechnung mithilfe einer automatisierten Rechnungsverarbeitung im DMS

Nutzen durch automatisierte Rechnungsverarbeitung

Nutzen durch automatisierte Rechnungsverarbeitung

Die automatisierte Rechnungsverarbeitung in 6 Schritten

  1. Rechnungseingang: Der Rechnungseingang erfolgt bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung einfach automatisch per E-Mail oder Scanner. Wenn es sich um ein Papierdokument handelt, wird es über eine OCR-Volltexterkennung (Optical Character Recognition) automatisch ausgelesen und alle Daten des Dokuments verarbeitet.
  2. Rechnungsprüfung: Mithilfe der automatisierten Rechnungsverarbeitung erhält der entsprechende Bearbeiter das Dokument bei Rechnungseingang direkt auf seiner ToDo-Liste. Dokumente werden automatisch erfasst, zugeordnet und vom Mitarbeiter in kurzer Zeit überprüft und vorkontiert.
  3. Rechnungsfreigabe: Nach rechnerischer Prüfung wird die Rechnung über einen Workflow automatisch an die nächste Stelle zur Freigabe bzw. Prüfung der sachlichen Richtigkeit weitergeleitet. Der entsprechende Bearbeiter gibt mit einem Klick die Rechnung frei.
  4. Teamarbeit und Kommunikation: Für eine optimale Kommunikation stehen bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung im Dokument Kommunikationsmöglichkeiten über Kommentare und Chatfunktionen zur Verfügung. So wird die interne und externe Zusammenarbeit verbessert.
  5. Archiv: Wurde die Rechnung genehmigt, werden die Informationen durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung an die Buchhaltungssoftware weitergeleitet und die Dokumente werden sicher archiviert. Diese können je nach Konfiguration nach der Archivierung nicht mehr verändert werden, um die Rechnung vor Manipulationen zu schützen.
  6. Recherche: Für die Dokumentenrecherche stehen im DMS vielfältige Funktionen zur Verfügung, sodass Sie auf die Dokumente schnell zugreifen und diese schnell wiederfinden können.

Welche Formate von Rechnungen gibt es in der automatisierten Rechnungsverarbeitung?

Es gibt viele verschiedene Formate, in denen eine Rechnung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung eintrifft. Es kann zum Beispiel das klassische Papierformat sein, das über einen Scanner digitalisiert wird. Ein weiteres typisches Beispiel ist eine digitale Version als pdf-Datei, die Sie per E-Mail erreicht. Es gibt jedoch auch noch elektronische Formate, die insbesondere für Rechnungen erstellt wurden. Ein Beispiel ist das Format ZUGFeRD. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) steht für ein bestimmtes Format einer elektronischen Rechnung. Dabei können verschiedene Elemente wie Rechnungsnummer, Kontoinhaber, Bank, IBAN und BIC ausgewählt und als Attribute extrahiert werden. Des Weiteren gibt es noch die XRechnung, die auf dem XML-Format basiert und vor allem von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland genutzt wird.

  • Papierformat
  • Pdf-Format
  • ZUGFeRD
  • XRechnung

Gehen Sie den digitalen Weg mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung

Mithilfe der automatisierten Rechnungsverarbeitung können Sie Ihre Rechnungsverarbeitung digital und effizient gestalten. Wenn Sie Ihre Rechnungen mit einem DMS automatisiert verarbeiten, können Sie Ihre Prozesse transparent überblicken. Zusätzlich sparen Sie mit der automatisierten Rechnungsverarbeitung Zeit und Kosten.

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Hans-Jürgen Zinn

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