Digitalisieren Sie Ihre Rechnungsverarbeitung für transparentere Prozesse

Erfassen Sie Ihre Dokumente digital und vermeiden zeitintensive manuelle Eingriffe durch automatisierte Vorgänge

Rechnungen sind ein großer Bestandteil in der Routine der modernen Arbeitswelt. Für ihre Verarbeitung wird oft viel Zeit in aufwendige manuelle Aufgaben investiert. Viele Unternehmen und Institutionen wählen dafür den digitalen Weg, um sich mithilfe der automatisierten Rechnungsverarbeitung den Arbeitsalltag zu erleichtern.

Der Beginn der Rechnungsverarbeitung vom Rechnungseingang bis zur Bezahlung beinhaltet verschiedene kleine Schritte, die von unterschiedlichen Personen ausgeführt werden. Wenn dieser Prozess manuell ohne DMS stattfindet, kostet er viel Zeit und häufig unnötige Bearbeitung oder verursacht sogar Fehler. Durch die Automatisierung können Sie eine einfachere und schnellere Rechnungsverarbeitung erreichen.

Das gilt selbstverständlich nicht nur für die automatisierte Rechnungsverarbeitung, sondern auch für viele andere Routinevorgänge. Da die automatisierte Rechnungsverarbeitung jedoch einer der typischsten Vorgänge ist, möchten wir Ihnen die Automatisierung hier an diesem Beispiel vorstellen.

Wenn Sie Ihre Rechnungsverarbeitung ohne ein DMS und ohne automatisierte Rechnungsverarbeitung durchführen, kennen Sie den langwierigen Prozess, an dem verschiedene Personen und Arbeitsbereiche beteiligt sind. Durch die vielen Schnittstellen zwischen den Arbeitsbereichen entstehen häufig Stellen, die prädestiniert sind für Fehler und für unnötige Bearbeitung mit hohem Zeitaufwand sorgen.

Workflows bieten die Möglichkeit, typische Arbeitsprozesse abzubilden, wodurch automatische Weiterleitungen Prozesse vereinfachen und beschleunigen. Dabei ist der gesamte Vorgang des Dokuments nachvollziehbar und verständlich, sodass Klarheit über den bisherigen und folgenden Weg herrscht. Im Folgenden sehen Sie den Prozess der automatisierten Rechnungsverarbeitung in Form eines Workflows in einem DMS.

Der Workflow zur automatisierten Rechnungsverarbeitung im DMS

In der Grafik sehen Sie einen konfigurierten Workflow für eine einfache automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung.

Sie sehen den Bereich, in dem Sie Prozesse als Workflows gestalten und konfigurieren können, sodass sie durch einfache Bedingungen an den Pfeilen ausgelöst werden können. Das Konfigurieren der Workflows erfolgt ohne Programmierkenntnisse. Durch einfaches „Drag&Drop“ ziehen Sie die Kacheln an die gewünschte Stelle im Prozess und die Konfiguration erfolgt an den sowohl an den Kacheln selbst als auch an den als Pfeilen dargestellten Bedingungen für den Weg der Rechnung. Dabei können verschiedene Komponenten verwendet werden. Jede Kachel entspricht dabei einem Workflowstatus. Um den oben abgebildeten Workflow der automatisierten Rechnungsverarbeitung besser zu erklären, wird dieser nun in mehrere Prozessschritte unterteilt und detailliert beschrieben.

Eine Rechnung gelangt bei der automatisierten Rechnungsverarbeitung durch manuellen Upload, einen Scan oder per E-Mail in einen spezifischen Ordner, der einen vordefinierten Prozess (im Beispiel den Prozess „Rechnungseingang“ anstößt (A).

• Rechnerisch nicht richtig: Die Buchhaltung erklärt die Rechnung als „Rechnerisch nicht richtig“ (1). Die Rechnung wird durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung automatisch in den nächsten Workflowstatus versetzt (2). Im nächsten Schritt wird ein neues Attribut mit einem Eingabefeld erstellt. Füllt die Buchhaltung dieses aus, wird eine automatische E-Mail an den Lieferanten versandt, um die Rechnung zu korrigieren (3).
• Sachlich nicht richtig: Erklärt der Einkauf die Rechnung als „Sachlich nicht richtig“ (4), wird der Einkauf aufgefordert, einen Kommentar einzugeben. Anschließend erhält die Buchhaltung das Dokument erneut auf der ToDo- Liste, um eine korrigierte Rechnung beim Lieferanten anzufragen (2, 3).
• Keine Freigabe GF: Gibt der GF die Rechnung nicht frei, muss auch dieser einen Kommentar eingeben (5). Anschließend erhält der Einkauf das Dokument auf seiner ToDo-Liste und das Dokument wird in den nächsten Workflow-Status versetzt (6). Nun muss der Einkauf eine Nachricht eingeben. Bei Bestätigen wird automatisch eine Nachricht an den Lieferanten versandt. (7)
• Benachrichtigung GF: Da der GF vermutlich nicht täglich Rechnungen freigeben muss, erhält er automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald bei der Rechnung der Workflowstatus „Freigabe GF“ auftritt (8).

Es gibt viele verschiedene Formate, in denen eine Rechnung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung eintrifft. Es kann zum Beispiel das klassische Papierformat sein, das über einen Scanner digitalisiert wird. Ein weiteres typisches Beispiel ist eine digitale Version als pdf-Datei, die Sie per E-Mail erreicht. Es gibt jedoch auch noch elektronische Formate, die insbesondere für Rechnungen erstellt wurden. Ein Beispiel ist das Format ZUGFeRD. ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) steht für ein bestimmtes Format einer elektronischen Rechnung. Dabei können verschiedene Elemente wie Rechnungsnummer, Kontoinhaber, Bank, IBAN und BIC ausgewählt und als Attribute extrahiert werden. Des Weiteren gibt es noch die XRechnung, die auf dem XML-Format basiert und vor allem von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland genutzt wird.

• Papierformat
• Pdf-Format
• ZUGFeRD
• XRechnung