Personalakte
Lösungsszenarien aus der Praxis
Herausforderungen und Chancen bei Personalakten

Die zunehmende Digitalisierung sorgt auch für veränderte Anforderungen in der Arbeitswelt. Insbesondere beim Thema Personalakte gelten spezielle Rahmenbedingungen für die sensiblen Daten von Mitarbeitern und Bewerbern. Möchtest Du personenbezogene Daten DSGVO-konform aufbewahren, bietet sich die Nutzung unseres Dokumentenmanagementsystems HONESTY an. Durch workflowgesteuerte Prozesse behältst Du den Überblick im Bewerbermanagement und durch klare Zuständigkeiten und Zugriffe wird der Sensibilität der personenbezogenen Daten Rechnung getragen. Profitiere von der Klarheit, die die geregelten Abläufe und der Überblick über Zuständigkeiten und den aktuellen Stand schafft. Im Zuge der Digitalisierung müssen auch Personalakten in sicherer und digitaler Form bearbeitet und verwaltet werden.

Insbesondere bei den Arbeiten mit personenbezogenen Daten von Mitarbeitern oder Bewerbern, muss auf die Einhaltung von DSGVO-Richtlinien geachtet werden. HONESTY ermöglicht Dir dabei eine genaue Zuordnung von Zugriffsberechtigungen über Rollen, um auch nur den berechtigten Personen Zugriff auf sensible Daten zu geben. Durch Vorlagen und Workflows werden automatisiert Mappen angelegt, in denen alle zugehörigen Dokumente zu einem Vorgang zu finden sind. Mithilfe der Extraktion werden relevante Informationen aus den Dokumenten direkt in Form von Attributen im System übernommen. Über die Suche und Anwendung von Filtern findest Du jederzeit alle Dokumente unmittelbar wieder.

Welche Unternehmen profitieren von HONESTY?

Unternehmen, …

1… die ein hohes Rechnungsaufkommen haben

2… für die Umweltschutz wichtig ist

3… mit Freigabe- und Genehmigungsprozessen

4… die Zeit und Geld sparen sowie ihre Qualität steigern möchten

5… mit verteilten Standorten

6… die ihre Unternehmenskommunikation verbessern möchten

Wie funktioniert die Personalakte mit HONESTY?

Eingang der Bewerbung
Zunächst wird die Bewerbung entweder per E-Mail automatisiert in das System übertragen oder als Papierdokument eingescannt.
Erstellung der Personalkennung
Die zugehörigen Dokumente werden automatisiert in einer Mappe zusammengefasst und es wird eine Personalkennung erstellt.
Bearbeitung der Bewerbung
Im Anschluss wird die Bewerbung durch die Verantwortlichen bearbeitet. Dabei wird je nach Einschätzung eine Einladung oder eine Absage versendet.
Teamarbeit und Kommunikation
Moderne Kommunikationsmöglichkeiten wie Chats und Annotationen sind in das System integriert und verbessern die interne und externe Zusammenarbeit.
Archiv
Wurde eine Einladung versendet, werden die Dokumente archiviert. Wenn eine Absage versendet wurde, werden die Unterlagen DSGVO-konform und fristgerecht gelöscht.
Recherche
Für die Dokumentenrecherche stehen aufgrund der automatisierten Texterkennung und Verschlagwortung vielfältige Funktionen zur Verfügung, sodass die Dokumente schnell gefunden und bearbeitet werden.
Welche Vorteile bietet das Arbeiten mit HONESTY?
Sichere, gesetzeskonforme Datenspeicherung
Permanenten und ortsunabhängigen Dokumentenzugang
Papierlose und damit umweltschonende Vorgänge
Vermeiden von Fehlern durch geregelte und transparente Abläufe
Zeit- und Kostenersparnis
 
Einfaches Finden von Dokumenten
 
Bessere Teamarbeit und Übersicht
 
Zeitgemäße, komfortable Bearbeitung
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