Eingangsrechnungen
Lösungsszenarien aus der Praxis
Herausforderungen und Chancen beim Rechnungseingangsprozess
Software-Lösungen für Eingangsrechnungen sind für mittelständische Unternehmen unverzichtbar. Zunehmend wächst die Zahl an elektronischen Dokumenten. Dabei ist es wichtig, dass zusammengehörige Dokumente auch bei verteilten Standorten jederzeit zugänglich und schnell auffindbar sind, denn diese sind i.d.R. über Standorte und Filialen hinaus Teil eines Prozesses. In vielen Unternehmen wird dennoch jedes Dokument ausgedruckt, aufwändig manuell bearbeitet und in Papierform in einem Archiv abgelegt. Eine schnelle Recherche nach einer Rechnung oder das Aufrufen des passenden Lieferscheins ist dabei nur schwer möglich.

Dokumentenmanagementsysteme sparen Dir Zeit, verbessern Deine Produktivität, senke Deine Kosten und erfüllen in Verbindung mit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation jederzeit die gesetzlichen Anforderungen. Einige Dokumentenmanagementsysteme sind geräteunabhängig und standardisiert, können jedoch speziell auf Dein Unternehmen angepasst werden. So ist beispielsweise auch die Integration von bereits genutzten ERP- und Buchhaltungssystemen möglich. Dokumente werden automatisch eingelesen, klassifiziert, sicher archiviert und sind jederzeit von überall verfügbar. Darüber hinaus stehen Funktionen bereit, die die Kommunikation im Team, insbesondere bei der Rechnungsfreigabe, unterstützen.

Welche Unternehmen profitieren von HONESTY?

Unternehmen, …

1… die ein hohes Rechnungsaufkommen haben

2… für die Umweltschutz wichtig ist

3… mit Freigabe- und Genehmigungsprozessen

4… die Zeit und Geld sparen sowie ihre Qualität steigern möchten

5… mit verteilten Standorten

6… die ihre Unternehmenskommunikation verbessern möchten

Wie funktioniert der Rechnungseingangsprozess mit HONESTY?

Rechnungseingang
Der Rechnungseingang erfolgt in der Regel durch automatisierte Übernahme der E-Mail-Rechnungen oder der gescannten Papier-Rechnungen.
Rechnungsprüfung
Bei Rechnungseingang erhält der entsprechende Bearbeiter das Dokument in seiner ToDo-Liste. Dokumente werden automatisch ausgelesen und vom Mitarbeiter in kurzer Zeit überprüft und vorkontiert.
Rechnungsfreigabe
Nach rechnerischer Prüfung wird die Rechnung regelbasiert oder manuell an die nächste Stelle zur Freigabe bzw. Prüfung der sachlichen Richtigkeit weitergeleitet. Der entsprechende Bearbeiter gibt mit einem Klick die Rechnung frei.
Teamarbeit und Kommunikation
Moderne Kommunikationsmöglichkeiten wie Chats und Annotationen sind in das System integriert und verbessern die interne und externe Zusammenarbeit.
Archiv
Wurde die Rechnung genehmigt, werden die Informationen an die Buchhaltungs-software weitergeleitet und die Dokumente werden revisionssicher für mindestens 10 Jahre archiviert. Diese können nach der Archivierung nicht mehr verändert werden.
Recherche
Für die Dokumentenrecherche stehen aufgrund der automatisierten Texterkennung und Verschlagwortung vielfältige Funktionen zur Verfügung, sodass die Dokumente schnell gefunden und bearbeitet werden.
Welche Vorteile bietet das Arbeiten mit HONESTY?
Sichere, gesetzeskonforme Datenspeicherung
Permanenten und ortsunabhängigen Dokumentenzugang
Papierlose und damit umweltschonende Vorgänge
Vermeiden von Fehlern durch geregelte und transparente Abläufe

Zeit- und Kostenersparnis
 

Einfaches Finden von Dokumenten
 

Bessere Teamarbeit und Übersicht
 

Zeitgemäße, komfortable Bearbeitung
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